Quelles sont les données à caractère personnel  traitées par ACTEMOS ?

ACTEMOS s’engage à ne collecter que des données strictement nécessaires pour réaliser le traitement et à ne pas détourner ces données de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées.

ACTEMOS collecte et traite les données nécessaires pour les finalités décrites ci-dessous :

– Dans le cadre de la gestion des prospects
Les données à caractère personnel collectées sont : données d’identification, coordonnées personnelles, coordonnées professionnelles, profil utilisateur, données de mise en relation.

– Dans le cadre de la gestion du dossier des apprenants :
Les données à caractère personnel collectées sont : données d’identification, coordonnées personnelles, situation professionnelles, situation d’invalidité ou handicap, historique professionnel.

– Dans le cadre de la gestion et de la facturation des prestataires (formateurs et consultants)
Les données à caractère personnel collectées sont : données d’identification, coordonnées professionnelles, coordonnées bancaires.

Dans le cas où vous nous communiqueriez des données supplémentaires et facultatives à celles listées ci-dessus, ACTEMOS s’engage à ne les traiter que dans la mesure où elles seraient strictement nécessaires à la réalisation du service.
Si des données supplémentaires vous sont demandées par ACTEMOS, il vous informera clairement sur la nécessité de collecter ces Données à caractère personnel, sur le fondement du traitement ainsi que sur sa finalité.

Quel est le fondement de la légitimité de nos traitements ?

ACTEMOS s’appuie sur les bases légales suivantes afin de pouvoir traiter les données à caractère personnel : l’obligation légale, l’exécution contractuelle, le consentement et l’intérêt légitime.

A qui peuvent être communiquées vos données à caractère personnel ?

Les données collectées sont destinées au ACTEMOS.

Vos données sont susceptibles d’être transmises ou communiquées en fonction du traitement concerné :
– Au personnel habilité en interne du ACTEMOS
– Aux services internes de GFP
– Aux prestataires de service (sous-traitants conforme au RGPD) :
Plateforme E learning
Logiciel de gestion de la formation et des prospects
– A certaines professions réglementées commissaires aux comptes
– Aux autorités financières, judiciaires ou agences d’Etat, organismes publics sur leur demande et dans la limite de ce qui est imposé par la réglementation.

Vos données à caractère personnel peuvent-elles transférées en dehors de l’Union Européenne ?

ACTEMOS réalise l’ensemble des traitements de vos données à caractère personnel sur le territoire de l’Union Européenne (UE).

Pendant combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

La durée de conservation de vos données à caractère personnel dépend du traitement effectué.
ACTEMOS s’engage à ne pas conserver vos données à caractère personnel au-delà de la durée nécessaire à la fourniture du service, et donc à votre utilisation du service, augmentée de la durée de conservation imposée par les règles applicables en matière de prescription légale.
Un tableau récapitulatif de l’ensemble des durées de conservation est en cours d’élaboration par ACTEMOS. Il sera publié et accessible depuis ce paragraphe une fois finalisé.

Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

ACTEMOS s’engage à prendre toutes mesures afin d’assurer la sécurité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Seules les personnes habilitées peuvent accéder aux données. Les éventuels personnels des sous-traitants sont toujours accompagnés et supervisés par un collaborateur du ACTEMOS et/ou de la DSI lorsqu’ils accèdent aux serveurs de données.
Nous améliorons sans cesse nos procédures de sécurité au fur et à mesure de l’évolution des technologies afin de maintenir un niveau de protection maximum. Notre personnel et celui de nos sous-traitants ayant accès aux données personnelles sont soumis contractuellement à une obligation de confidentialité.
Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un intérêt légitime à les connaître.
Une liste des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité des données est aussi présente dans les registres d’activité de traitements du ACTEMOS.
Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant vos données à caractère personnel (destruction, perte, altération ou divulgation), ACTEMOS assure respecter l’obligation de notification des violations de données à caractère personnel, notamment auprès de la CNIL.

Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ?

Vous disposez à tout moment de la faculté d’exercer auprès du ACTEMOS les droits prévus par la réglementation en vigueur applicable en matière de données à caractère personnel, sous réserve d’en remplir les conditions et selon le fondement du traitement des données concernées :
– Droit d’accès : vous pouvez avoir communication de vos données à caractère personnel faisant l’objet d’un traitement par ACTEMOS fondés sur votre consentement, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime du ACTEMOS ;
– Droit de rectification : vous pouvez mettre à jour vos données à caractère personnel ou faire rectifier vos données à caractère personnel traitées par ACTEMOS fondés sur votre consentement, une obligation légale, l’exécution de votre contrat ou l’intérêt légitime du ACTEMOS ;
– Droit d’opposition : vous pouvez exprimer votre souhait que vos données à caractère personnel ne fassent plus l’objet d’un traitement dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime du ACTEMOS. En revanche vous ne pouvez pas vous opposer à un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale incombant au ACTEMOS ;
– Droit à l’effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données à caractère personnel, sous réserve de la durée de conservation légale, dans le cas où le traitement est fondé sur votre consentement (vous retirez votre consentement) ou sur l’exécution contractuelle (clause de renonciation du contrat) ainsi que dans le cas d’un traitement réalisé dans l’intérêt légitime du ACTEMOS. En revanche vous ne pouvez pas demander l’effacement des données d’un traitement réalisé dans le cadre d’une obligation légale incombant au ACTEMOS;
– Droit à la limitation : vous pouvez demander la suspension du traitement de vos données à caractère personnel fondés sur votre consentement, l’obligation légale, l’exécution contractuelle ou l’intérêt légitime du ACTEMOS si vous avez une demande de rectification, d’effacement ou d’opposition en cours ou si vous estimez le traitement illicite mais que ACTEMOS s’oppose à l’effacement de vos Données ;
– Droit à la portabilité : vous pouvez demander au ACTEMOS de récupérer vos données à caractère personnel afin d’en disposer uniquement si le traitement est fondé sur votre consentement ou l’exécution d’un contrat. Vous ne pouvez pas bénéficier du droit à la portabilité dans le cas où le traitement est réalisé dans le cadre d’une obligation légale ou de l’intérêt légitime du ACTEMOS.

Comment exercer vos droits sur vos données à caractère personnel ?

Lors du recueil de vos données à caractère personnel, il vous est indiqué l’adresse (postale et/ou électronique) à laquelle envoyer votre demande d’exercice de vos droits dont nous vous joignons un modèle en annexe de la présente politique.
Toute demande qui n’est pas exercé dans un cadre qui permet de n’avoir aucun doute sur l’identité du demandeur doit être accompagnée de la copie d’un justificatif d’identité.

ACTEMOS s’engage à répondre à vos demandes d’exercice de vos droits dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande et dans la mesure où l’exercice de ces droits ne nuit pas à l’exécution du contrat ou au respect des obligations légales et réglementaires. Au besoin, ce délai pourrait être prolongé de deux mois en cas de complexité et/ou d’un nombre important de demandes.
ACTEMOS conforme à ses obligations en matière de protection, la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel des usagers et a désigné un Délégué à la Protection des Données.

Vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données de la manière suivante :

Pour ACTEMOS :
Adresse postale :
Siège social : 31 rue St Sébastien – 13006 Marseille
Tél. :  04.84.26.09.34
N°SIRET : 519 303 804 00032
N° d’agrément : 93 13 13552 13
Courrier électronique : dpo.groupeafp@dposystem.fr

Par ailleurs, vous conservez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL en adressant vos demandes sur le site : www.cnil.fr/fr.plaintes/internet